其实在认识 Rachel 之前 ， 我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单 ， 觉得秘书就是伺候人的活儿 ， 只要有点儿眼色 ， 没什么 太难的 ， 最需要的就是耐心。直到有机会跟 Rachel 这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天 ， 才明白许多看似简单的 事情 ， 做起来却并不那样容易。

  　  “提起秘书 ， 大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外 ， 真正优秀的秘书大多已近不惑之年 ， 或许年龄更大。他们真的非 常专业 ，以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子 ， 一 身干练的职业套装 ， 说话时的语调平稳却很有力度 ， 老到的样子 显得比同龄人成熟许多。

  　  垫脚撑起半边天

    　2000 年 ， 英语专业毕业的 Rachel 阴差阳错地进入一家法国 公司做秘书工作。当时公司规模还小 ， 许多制度体系不完善 ， 反 而给Rachel 更多锻炼机会。“其实 ， 做秘书最担心的是得不到上 司的信任 ， 因此 ， 在与一个新老板相处的时候 ， 最先要做的就是获取他的信任。”

  　  公司要从厦门搬到上海 ， 为了选址让上司满意 ，Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前 ， 一定要知道上司的口味 ， 否则 ， 你累死累活地跑半天 ， 却不一定有好效果。而且在给上司提出你的建议时 ， 一定要有十分充足的理由让他相信 ， 你的选择是对的 !”在搞明白上司将来想要居住的地段和他心中的期望价格之后 ， 她跑遍了上 海所有的写字楼 ， 把各个写字楼的交通状况、周边服务、居住设 施全都调查了一遍。

　    这件事办得很成功 ，Rachel 的秘书生涯漂亮地打了头一仗。“其实许多小事情也在不断地渗透出上司对你信任与否。”Rachel 笑着说 ， 就像订机票、安排行程 ， 有人觉得是再简单不过的事情 ，不需要任何技巧。其实每个老板都有自己的“口味”， 他喜欢乘哪个时段、哪个航空公司的飞机 ， 在飞机上喜欢坐哪个位子 ( 靠窗口还是靠走廊 ， 头等舱还是经济舱 )， 喜欢住哪家宾馆、哪个楼 层 ( 吸烟还是不吸烟的 )、什么样标准的房间等等 ， 这一切秘书都必须了如之掌。“老板不会亲口告诉你‘我喜欢什么’， 很多时候 要你用心地去想、去琢磨 ， 虽然是小事情 ， 但一次两次办不好 ， 老板就会渐渐丧失对你的耐心和信任。”

  　  一个好的秘书是能顶半边天的。比如 check E-mail 这种事。 刚开始 ， 上司让 Rachel check 完后还要再检查一遍 ， 等过几个月后 ， Rachel 对上司的想法已经了解透彻 ， 她明白哪些 E-mail 是 老板认为必须处理的 ， 哪些是不急需处理的 ， 渐渐地上司就完全相信了 Rachel 的判断。“赢取信任需要一个过程 ， 在这个过程中 ，只有自己用心摸索。”

  　  在 Rachel 眼里 ， 想要做一个合格的秘书 ， 一定要切实地关心 自己的上司 ， 这种关心不是常人眼中的阿谀奉承。比如在开会的 时候 ，一个合格的秘书明白什么时候应该进入会议室给上司送杯 水 ， 或者提醒他注意休息等等。“许多人瞧不起这样的小动作 ， 觉 得没什么了不起。其实 ，经历了 3 个小时甚至更长的会议后 ， 他 这个时候已经很渴、很疲倦了 ， 一个关心的小举动 ， 会拉近你和 上司的距离。”

  　  Rachel 诚恳地说 ， 老板也是人 ， 他们也时常为人际关系头疼 ， 许多老板在别人面前掩饰得很好 ， 其实 ， 他们很难有交心的人 ， 秘书和司机恐怕是他们最亲密的人了。“作为他身边最贴近的下属 和同事 ， 如果他信任你 ， 会跟你讲许多他的烦恼和困惑 ， 因为他知 道 ，你不会到处乱讲。更好的秘书 ， 还能够为上司出主意 ， 替他们 解除困惑。”

    　“老板永远是对的 !”

   　 中国有句古话 ，“伴君如伴虎”。和上司相处的过程 ， 不但是相互信任的过程 ， 同时也是磨合的过程。

   　 Rachel 回忆起自己刚入行时的一段遭遇。 在法国公司做秘书时的 Rachel， 因为 没有太多经验 ， 上司说的一切命令她都只是用“好的”来回答。后来她渐渐意识到 这样做可能导致每件事情都无法完成。于 是 ， 在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘 书后 ，她学会了积极跟上司有效沟通 ， 不 能做的一定事先明说。“上司可能会一天 交付 10 项任务 ， 而你或许只能做好 5 项 ， 开始就应该跟上司讲明白， 我只能完成其 中 5 项 ， 如果都做 ， 可能会做得一塌糊涂。 这样 ， 他会另行安排合适的人选协助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答 ，最终吃苦果的只有自己 ， 而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

 　“中国人不太善于 challenge 自己的 上司 ， 任何事情都容易唯命是从。但在外 企 ， 上司更愿意在第一时间知道你遇到的 困难和想法 ，这样更有利于他下一步工作 计划的执行。”

   　 “老板永远是对的。与上司相处的过 程难免会有被误解的时候 ， 这个时候最好 先站在上司的角度思考他为什么会这样想，而后找个合适的时解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释，只会适得其反。”

   　 Rachel 谈起自己曾经遇到过的一个 麻烦。中秋节发月饼票 ， 在计算时忘记了 司机的份额 ， 当 Rachel 发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把自己的份额让给了 司机，Rachel 很高兴。当时上司在泰国出 差 ，Rachel 就 发 E-mail 给 他 ， 说 事 情得 到了解决。得到的回复却是上司的大发雷 霆 :“你没有任何权力来帮我决定事情 !” Rachel 当然很不开心 ， 后来静心一想 ， 明白是自己在信里没有写清楚 ， 让上司误以 为自己把他的月饼票给了司机 ， 擅自动用 他的私人物品。“我当时没有即刻打电话 给他 ， 只是写E-mail 说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解 ， 老板会认为你在挑衅他 ， 事情只会更糟。静下心来找原 因才是关键 ， 要把握一个原则——老板永 远是对的。他发脾气也好 ， 表扬也好 ， 他 有自己的立场 ，多站在他的角度考虑问题 ， 会让自己做事情事半功倍。”

　    潜伏的“贵人”

    　“我一直相信一句话 ，‘你成功的一 半是由上司定义的’。和上司的融洽相处 ， 同时也是对自己的成全。”Rachel 谈起这 一点深有体会。

 　   Rachel 离开秘书行业已经有半年时 间了 ， 而她的事业转型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要调任北京 ， 当时的 Rachel有两个选择 ， 和老板一同 去北京继续秘书工作 ; 或者留在上海 ， 重 新开始另一个新角色 ， 在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量 ，Rachel 决定选择后者。

   　 “我相信跟我共过事的人 ， 再做任何 事情都同样出色。”这是上司临走时留给 她的一句话。Rachel 开始做一个真正意 义上的职员 ，开始有机会接触公司的核心 业务。初期的转型困难重重 ， 前任上司却在遥远的北京一直关心着Rachel 的成长。每次回上海，有机会的话都会面对面给她肯定和鼓励，让从没学过金融的Rachel 越来越有信心 ，在新岗位上也越 来越适应。

  　  问起Rachel 有没有过怕上司的心态， Rachel 笑着说， 和上司相处， 说难也不难。千万不要因为他是你的老板你就拿他当God， 要把他看做是自己的同事， 出了公司大门是自己的朋友。有了这样的平 和心态 ，才可以更放松地和他相处。”

   　 你和工作伙伴在工作上相互依赖 ， 老板也不例外。对照以下这些管理细节 ， 你很好 地实现了老板对你的期望了吗？