简要地说,财务管理服务可以给客户带来三方面的好处:减少单位交易的处理成本、最小化单位交易的处理时间、使企业对流程的控制达到最大化。
据富士施乐介绍,一家手机制造商在应用服务前,在亚太地区12个国家的所有分公司都会收到本地供应商送来的发票,包括纸质发票,然后这所有12个国家的分公司都需要在本地把这些发票录入相关的ERP系统,然后作相关处理。
由于是分散式的处理结构,造成发票处理的流程很难规范化。应用了服务后,富士施乐为他们在亚太地区建立了两个处理中心,一个在新加坡,一个在中国,亚太12个国家供应商的发票都会送到亚太的处理中心。在这两个处理中心里,富士施乐首先会做发票的电子化,包括对核心数据的提取,然后把信息上载到总部ERP服务器,再去做后端的相关处理。富士施乐也为企业建立了一个在线的电子发票平台,所有的发票都可以进行时时地相关查询。
据陈雪波介绍,在这样的处理下,这家手机厂商的财务管理得到了非常大的改善,首先是流程步骤大大减少,原先这种分开式的处理架构需要48个步骤完成整个财务支付的流程,实施服务后只要12个步骤。其次,在财务处理时间上的提高也是很大的,原先处理一张发票需要5天,实施完这个系统后,时间缩短到了两天。
财务支付处理中遇到的问题与对策
用户目前在财务支付处理中遇到的问题
客户在财务支付流程中会遇到很多问题,包括四点。
第一,发票与订单(PO)和收货清单的比对主要由人工完成,工作量非常大,而且易于出错。
第二,由于处理过程中都是纸张文件的流转,文件易于缺失而且效率低下。
第三,处理流程缺乏监控,遇到内部或供应商查询要花很长时间、调动很多资源才能作出反馈。
第四、由于处理效率低下,造成很多延误付款,影响供应商满意度。
富士施乐财务管理服务应对措施
第一、客户流程的评估服务,通过评估服务对客户的现状有一个更深入的了解,从而根据客户的特点为他们设计更为适合的解决方案。
第二、文件服务(扫描及归档服务),把日常处理的这些非结构化的信息结构化、电子化,通过现有的计算机技术把这些信息利用起来,为企业提高流程中的效率,并控制处理中的成本。
第三、财务支付数据服务,指的是如何从电子化的文件中把我们需要的核心信息提取出来,为后端的计算机所利用,才能作相关数据的分析整合。
第四、自动发票处理工作流服务,工作流软件可以更有效地促进财务人员和其他部门进行信息交流,同时发票审批也可以应用这个工作流。