水平沟通。指没有上下级关系的部门之间的沟通。部门的平级沟通经常缺乏真心,没有肺腑之言,没有服务及积极配合意识。消除水平沟通的障碍,要做到以下几点:
一、主动。只要主动与同级部门沟通,自然就会拥有超越的胸怀。
在单位,王经理与同级领导的关系非常紧张,他为此感到非常苦恼,这一天,他向朋友诉苦时,朋友给他讲了一个“让地三尺”的故事:
古时候,一个丞相的管家准备修一座后花园,希望花园外留一条三尺之巷,可邻居是一名员外,他说那是他的地盘,坚决反对修巷。管家立即修书京城,看到丞相回信后的管家放弃了原计划,员外颇感意外,执意要看丞相的回信。原来丞相写的是一首诗:
千里家书只为墙,
让他三尺又何妨。
万里长城今犹在,
不见当年秦始皇。
员外深受感动,主动让地三尺,最后三尺之巷变成了六尺之巷。
王经理听了很受启发,现在,他和同级领导相处得非常融洽,且配合默契,工作效率也大大提高了。
二、谦让。在企业里,凡是比你先进来的人,都是你的前辈,一个人只有学会了谦虚,在需要帮助的时候才会容易得到别人的支持。
三、体谅。一个人要多体谅别人,从他的角度去想,替他排时间,替他去找预算,这才叫做真正解决问题。
四、协作。人都是先帮助别人,才能有资格叫人家帮助你,这就叫做自己先提供协作,然后再要求人家配合。
五、双赢。跟平行部门沟通的时候一定要双赢。
沟通的角度
为什么有的公司倒闭,有的公司成功?这其实就是一个沟通的问题。
角度一:总经理。每个公司都有总经理,可有的总经理在沟通时,底下的人并不知道他说了些什么,这就是失败和倒闭的公司。有的总经理沟通得就很好,这就是做成功的公司。
张海先生当初在做健力宝时,没有几个人说他不懂饮料。其实他以前不是做实业的,严格讲起来,他做健力宝主要是财务操作。张海也许认为,财务操作和资产操作,可以把公司膨胀起来,他这个想法底下有多少人以为然,或不以为然?在健力宝里面,一定有很多厂长和副厂长是做实业起家的,但是张海年纪轻轻,二十几岁就能够当总裁,而且刚开始时做得很好。于是张海在跟底下的人沟通时就出现了一种障碍。张海认为,做公司就是把它做大。但底下的人总是认为要扎稳;张海认为,重要的是收入。底下的人只有在想从哪里收入;张海认为只要能够把别的公司吞并就吞并。底下的人就认为,吞并下来以后养不养得活。
由此类推,可发现总经理和下属沟通时,有以下两点不良表现:一是开会总是总经理先讲,其实总经理要后讲;二是总经理的话总是特别多,其实要少讲,最重要的是做结论。
角度二:电脑。很多人都认为,电脑可以帮助我们提高工作效率。其实不然,电脑会加减、统计、分析、绘图,但是电脑不会做决策,所以作为总经理不要常常坐在自己的办公室,坐在电脑前。
角度三:开会。我们的企业,每天、每个月、每个礼拜都花很多时间在开会。
为什么大家都这么喜欢开会?研究的结果是,开会是一种瘾,不开难过。这就说明,开会是一种权威和满足感的体现。
会议有很多可以改善的空间,应该先从哪里做起,以下七点建议供参考:
建议一:谁参加。建议将公司的会议桌设计成如下图所示的样子:
形状并不重要,重要的是在开会时要区分两种人:一种人是必须参加的,坐在里面那一圈,要发言;另一种人随意参加,坐后边座位上,可以听也可以发言。要先把会议的各个议程表发下去,这样有利于随意参加的人掌控时间,他一看:“嗯,这种议题我有兴趣。”那么他就在那个时间进来,这一议题完了,他就出去了。
建议二:谁主持。很多公司的会议都是总经理主持,作为公司的高级主管,应该多听少讲,不要什么会都做主持。
一个公司开会的时候,坐在上面的有三种人:第一种人是主席,可把这种人定位为副总;第二种人是导言人,可把这种人定位为经理;第三种人是观察员,可把这个定位为总经理。这个会是指大会,如果是小会的话,那么经理是观察员,副理是主席,主任跟组长是导言人。如果是工厂,厂长是观察员,副厂长是主席,导言人是车间主任。在这一体系里,真正最重要的人,应该是导言人。
建议三:谁控制。三种人在上面就各有各有的功能,主席是控制秩序的,导言人是控制时间的,比如说今天下午公司开会,从两点半开到四点,也就是90分钟。那么就可以给每一个人20分钟,四个议程,一共80分钟,另外10分钟给主席,或者给观察员做结论。
建议四:谁先发言。“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见的表达。
建议五:谁负责和谁追踪。我们公司规定,谁召集会议谁负责。
建议六:谁在浪费时间。开会为什么一开就是两三个钟头?仔细研究一下就会发现,原来是有人在浪费时间,资料不应该在会场阅读,而应该在开会前发给并阅读,一到会场就能直接讨论和表决。
建议七:谁结论。开会开了半天没有答案那开这个会有什么用?这叫做无能。没有答案的会一个月内就不要再开第二次了。
以上这七点,都跟总经理有关,总经理如果有决心要改善这个会议,是不可能得不到改善的。