使用简单明确的主旨行，精确地表达您邮件中的重点
简洁地表达出想要表达的内容
使用方便阅读的字型 (某些研究显示大小为 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最适于在线阅读的字型)。 在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格
为减少散播病毒的风险，最好寄送纯文字格式的电子邮件，且不要在未获得对方同意之前就夹带附件。 也别忘了更新防毒软件。 Microsoft Office 和 Outlook 2003 具有几种功能，可以帮助降低中毒的风险，以及避免受到带有病毒的电子邮件影响
使用电子邮件签名或电子名片提供完整的联络信息，包括电话号码和公司名称
将信件寄出之前，务必使用拼字检查，并详读信件以检查是否有文法错误或其它问题
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会
当您收到真正寄件者 (相对于垃圾邮件寄件者) 的来信，即使无法立刻做出完整回复，也请在 24 小时内告知对方已经收到信件。 您可以使用 Microsoft Outlook 2003 中的 [快速标志] 功能，依照优先级或时间敏感度标示邮件讯息
如果您预计将会超过 24 小时无法使用电子邮件，请使用 [邮件录音机] 自动应答功能
在大多数情况下，电子邮件礼仪都只是基本的常识运用。 您很清楚在面对面举行会议或电话交谈时，要如何和客户应对。 只要多花一点心思，加上一些有用的电子邮件工具 (例如 Outlook 2003 中的功能)，您就可以制作出表达善意和问候的电子邮件讯息，这样一来您在业务上也能大有收获。
