重要的不只是信的内容

    下面是几个同类型行业间每天都会看到的一般电子邮件范例：

    一位潜在客户 在您的网站上看见有兴趣的产品，因此寄来电子邮件，以取得进一步的信息。 由于想要快点响应，您匆促地做出回复，然后立刻按下 [传送] 按钮。 但您是不是应该多花点时间，给客户带来更好的印象呢？ 例如：

    您是否称呼客户的名字，并加上适当的问候语？

    在寄出信件之前，您是否先读过一遍以避免错误？

    您是否做了拼字检查？

    您邮件中的语气是否友善且有帮助？

    您是否鼓励客户进一步和您联络？

    您寄给业务联络人更新的价目表。 您很确定对方会想要这项信息，所以就将一大堆数据拼凑起来寄给对方，以省时省力。 但您是否想过，运用更亲切的沟通方式，可能会带来更好的结果？ 此外：

    您是否在信中提及您会致电对方以答复任何问题？这是一个和对方建立私人关系的好机会。

    您是将价目表当作电子邮件的附件，还是放在本文里？

    您是以纯文字格式还是 html 格式寄出？

    您是否使用一目了然的主旨行？

    在按下 [传送] 按钮前有没有做过拼字检查？

    糟糕的是，电子邮件沟通容易犯的错误往往不是实际内容不足，而是缺少风格。 您寄出的讯息可能对收件者而言非常有用，但错误百出的信件很难显露出其中数据的价值。 例如，一项针对欧洲上班族的调查显示，拼字马马虎虎的寄件人会给人负面的印象。

    应该避免的电子邮件错误

    寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。 电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。

    不同的是，对方在读信时您并不会在场，所以您无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。 按下 [传送] 按钮寄出信件后，就无法再改变您做出的意见了。 因此，务必一次就正确表达，否则可能会导致客户疏离而失去生意。 下面是一些基本的电子邮件守则：

    在与不认识或不熟悉的人沟通时，请使用较正式的语气，包括恰当的称呼语，并多使用对方的名字称呼。 Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager 可以集中管理您所有客户的账户资料，方便随时使用，帮助整理联络人姓名和相关信息