1、数据没有共享
这是大部分企业的通病。他们以为,财务管理信息化,就是财务部门的事情。其他部门需要什么数据,就像财务部门要好了。其实,这么做非常的不合理。就像上面所说的,若没有其他部门的用户去监督财务部门,则财务管理系统中的数据不能保证及时更新,虽然月底出的报表时正确的,但是,在平时查询数据时,就可能存在误差。
其次,就是其他部门人员每次需要数据的时候,都需要向财务部门要。这无论是谁,都会厌烦。如销售人员,若能够实现数据共享的话,可以每个星期一,导出一张应收帐款余额表,作为本周自己工作的依据。但是,若销售人员不能自给导报表的话,那结果是,很可能销售人员只能一个月拿到一张报表了,在这一个月中,只能靠自己手工记录。可见,如此无论是工作效率,还是信息准确性上面,都值得商榷。
2、数据与其他部门连接不好
现在大部分企业,特别是中小企业,都只是上了一个财务管理系统,而没有上ERP系统。光上财务管理系统就有这么一个缺陷,就是财务管理系统的数据来源,都要靠手工输入。而这个手工输入的工作,效率不高,准确率也不是很理想。而且,然后查询起来也是一个问题。
就如同上面所说的,在生产企业中,单据比较多,有些要专门有一个人员来输入这些单据,这可以说是劳命伤财的事情。其实,企业也不是一定要这么做。企业此时只需要花一点小钱,让技术人员开发一个导入工具,如此,只要其他部门按照固定的格式整理好数据的话,即每天提供一份报表的话,则财务人员的工作要轻松很多。并且,如此还可以保证数据的质量,何乐而不为呢?而且,开发一个导入工具的成本也不是很高,千把块钱就可以搞定的事情。
以上这些是自认为财务管理信息化已经做的非常好的企业,仍然存在的一些通病。若大家遇到这些问题,那现在去改进,必然可以使得企业财务管理信息化更上一层楼。有时候,一些细小的改进,就可以使得信息化水平前进一大步。
中小企业财务管理信息化的通病
人情要讲究礼尚往来,财务信息化也是如此,要讲究礼尚往来。这句话何解呢?我们先来看一下,现在大部分企业财务信息化的局限性。
很多企业在搞财务信息化时,都只局限在财务一个部门。其实,这是非常不好的。伟人说过,绝对的权力,绝对的腐败。而现在就财务部门在用财务管理软件,其他部门都没有直接用到其系统中的数据,这导致的结果就是,财务管理软件在财务部门用的好不好,只有财务部门自己清楚。有些帐务出错了,也没有人去监督;有些帐目应该日事日毕,但是,他们没有及时登帐,可是,没有人去稽核,他们也就相安无事。
所以,我认为,财务管理信息化要作的好,必须实现“礼尚往来”。即,其他部门如采购、生产、销售等要把当天发生的费用及时汇报给财务,而财务部门也要及时在系统中录入单据,然后把查询的权限交给其他部门,让他们可以实时查询相关信息。
财务现实场景一:
某个销售员,想要知道到现在为止,自己负责客户的应收未收明细及未开发票明细。怎么办呢?就去向财务要。然后,财务人员在系统中把报表拉出来,给这个销售员。如此,一个月一次,还可以。双方都不觉得烦,但是,若一个星期一次,那可能财务人员或者销售人员都不会干了。